Les étapes sont un outil de gestion simplifiée de flux de validation. Elles peuvent être activées sur n’importe quelle table de la base B-One (Articles, Clients, Fournisseurs, ...). Nous illustrerons ce billet par une gestion d’étapes pour suivre la création et l’activation d’un article.
Table des matières
Utilisation des étapes
Lorsque la gestion d’étapes est activée sur un écran, de nouveaux boutons apparaissent dans l’interface utilisateur :
En haut à droite de l’interface générale, un bouton de notification. Il s’allume en orange quand l’opérateur connecté a au moins une étape à valider ;
En haut à gauche de l’écran d’une fiche, un ensemble de boutons correspondant au nombre d’étapes configurées sur cette fiche (trois dans l’exemple ci-dessous). Ils s’allument de différentes couleurs en fonction de leur état :
Bleu = étape non commencée
Jaune = étape en cours, en attente de validation. Des petits voyants s’ajoutent sur le bouton dans cet état quand l'opérateur connecté fait partie des valideurs de l'étape :
• étape à valider - l'opérateur connecté est un valideur obligatoire
• étape à valider - l'opérateur connecté est un valideur facultatif
• étape déjà validée mais en attente de validation des valideurs obligatoires
Vert = étape terminée
Consulter le détail d’une étape
Ensuite pour accéder à l’écran de consultation et validation d’une étape, il suffit de cliquer sur le bouton correspondant. Une nouvelle fenêtre s’ouvre alors, affichant tout le détail du flux d’étapes.
Dans la partie haute de l’écran sont affichées les infos détaillées de l’étape :
Type d’élément concerné
Nom de l’étape
Icône de statut général de l'étape
Il est possible de naviguer dans les étapes en cliquant sur le numéro d’étape.
Dans la partie basse sont affichés les opérateurs ou groupes de validation désignés pour l'étape sélectionnée et tout le détail concernant leur statut de validation.
Valider une étape
Pour valider l’étape, il faut se placer sur la fiche dont l'étape est en attente de validation. Pour cela, le plus facile est de passer par l'écran de notification des étapes à valider :
Ensuite, une fois sur la fiche :
cliquer sur l'étape à valider (voyant rouge) dans le bandeau des étapes
cliquer sur le bouton "coche verte" dans la partie intermédiaire de l’écran de validation et valider le message d'alerte :
L’étape est considérée terminée quand l’ensemble des valideurs ou groupes de validation obligatoires l’ont validée.
Notes :
un opérateur qui n'a aucun droit de validation sur une étape peut tout de même effectuer les actions décrites ci-dessus. Sa validation sera enregistrée comme facultative (pour l'historique) et ne sera donc pas prise en compte dans la validation réelle de l'étape.
dans le cas où un opérateur désigné nommément comme valideur fait partie d'un groupe également désigné comme valideur sur la même étape, alors la validation sera enregistrée simultanément sur les deux quand l'opérateur validera l'étape.
il est possible pour un administrateur de dévalider une étape (voir le paragraphe Dévalidation d'une étape) .
Paramétrage et administration d'un flux d'étapes
Note préalable : la gestion d'étapes n'est pas une fonctionnalité activée par défaut sur tous les menus. L'activation doit être effectuée par un administrateur de la base.
Paramétrage général
Une fois la gestion d'étapes activée sur un menu, les boutons décrits plus haut apparaissent. Il est alors possible pour un administrateur de cliquer sur le bouton "Paramètre Etape" (roue crantée) pour accéder à l'écran de paramétrage détaillé ci-dessous.
Le flux d'étapes peut être général à tous les éléments du menu concerné, ou être différencié selon le type d'élément. Dans l'exemple, un flux spécifique a été paramétré pour les articles de type "Produit fini". Le champ laissé vide fait que le flux d'étapes s'applique à l'ensemble des éléments.
Illustration graphique du flux d'étapes. Cliquer sur une étape pour la sélectionner.
Les boutons |-|+| permettent d'ajouter une étape à la fin du flux ou supprimer la dernière étape du flux.
Nom de l'étape (champ de saisie libre)
Statut à appliquer automatiquement à l'élément après validation de l'étape.
Si laissé vide, alors le statut de l'élément n'est pas affecté par la validation de l'étape.
A partir du moment où un statut est utilisé par une étape, il ne peut plus être choisi manuellement depuis la fiche de l'élément. Le message d'erreur ci-dessous apparait.
Gestion des valideurs : boutons d'ajout d'un opérateur, d'ajout d'un groupe de validation ou de suppression de l'opérateur ou du groupe sélectionné dans le tableau en dessous. Par défaut, l'opérateur ou le groupe ajouté est déclaré Valideur obligatoire.
Ces boutons permettent d'activer/désactiver le caractère obligatoire sur l'opérateur ou le groupe de validation sélectionné en dessous.
Note :
les groupes de validation sont administrés dans la gestion des droits Opérateur B-One.
quand une gestion d'étapes est ajoutée sur un menu alors que des éléments sont déjà existants dans la base, le flux est automatiquement validé jusqu'à la dernière étape sur tous les éléments existants.
Dévalidation d'une étape
Pour dévalider une étape, un administrateur doit aller sur la fiche de l'élément ciblé et cliquer sur le numéro de la dernière étape validée.
Dans la fenêtre "Validation de l'étape" qui s'ouvre, cliquer sur le bouton "Paramètre Etape" (roue crantée) puis cliquer sur l'icône représentant le statut général de validation de l'étape :
Il est ensuite possible de sélectionner un valideur ou un groupe de validation dans la partie basse de l'écran puis cliquer sur le bouton d'annulation pour effacer sa décision :
Le flux de validation reprend alors sont cours, les utilisateurs concernés sont de nouveau notifiés d'une validation d'étape à effectuer.
Notes :
Il n'est pas possible de dévalider une étape située au milieu du flux de validation. Une étape ne peut être dévalidée que si l'étape suivante est elle-même dévalidée.
En fonction de l'organisation de travail choisie, il est aussi possible pour un administrateur de seulement dévalider une étape (étapes 1 et 2 ci-dessus). Cela laisse alors la possibilité aux opérateurs concernés de dévalider leur décision depuis leur session.
Gestion différenciée des valideurs sur un élément donné
Il est possible, sur un élément donné, de modifier le paramétrage des valideurs (ajout ou suppression dans la liste des opérateurs ou caractère obligatoire du valideur). On peut ainsi par exemple décider de nommer exceptionnellement un valideur supplémentaire pour un article spécifique, ou au contraire décider de supprimer un valideur pour un autre article.
Pour ce faire, un administrateur doit aller sur la fiche de l'élément ciblé et cliquer sur le numéro de l'étape pour laquelle il souhaite modifier de manière unitaire les valideurs.
Dans la fenêtre "Validation de l'étape" qui s'ouvre, un clic sur le bouton "Paramètre Etape" (roue crantée) permet d'afficher des boutons d'ajout/suppression d'un opérateur et de gestion du caractère obligatoire ou facultatif du valideur. (voir capture d'écran ci-dessous).
Note : l'opérateur ou le groupe supprimé n'est pas retiré de la liste mais apparait rayé. Cela indique qu'il fait partie des valideurs de cette étape pour tous les autres éléments de ce menu, mais pas cet élément précis :
