La gestion documentaire (GED)

B-One permet de lier facilement tous types de documents à une fiche de formulaire :

• PDF

• Images

• Emails

• Pièces jointes Outlook®

• Tout autre type de fichier

L’association se fait simplement par glisser-déposer.

Il est également possible d’ajouter des informations complémentaires (type, catégorie, date de validité) et d’appliquer une politique GED pour automatiser le nommage et le rangement.

Certaines fonctionnalités peuvent être limitées selon vos droits opérateur ou vos droits d’accès au système de fichiers.

Ajouter un document

Méthode principale : glisser-déposer

1. Glissez-déposez le fichier depuis votre ordinateur :

   • directement sur le bouton Documents

   • ou dans l’écran Documents

2. Si des politiques GED sont configurées, une fenêtre propose d’en appliquer une :

   • Double-cliquez pour appliquer

   • Ou fermez la fenêtre pour ne rien appliquer

3. Si une politique est appliquée, un message demande si vous souhaitez conserver le fichier d’origine.

Le compteur du bouton Documents s’incrémente automatiquement.

Gestion des informations du document

Dans le volet droit de l’écran Documents, vous pouvez modifier ou ajouter :

• Type du fichier

• Catégorie

• Commentaire

• Date de validité

• Alerte à l’ouverture (ouverture automatique du fichier à l’ouverture de la fiche)

  • Si aucune politique GED n’est choisie, le fichier conserve son nom et son emplacement d’origine.

Autres méthodes d’ajout

• Glisser-déposer directement dans la grille de l’écran Documents

• Bouton Ajouter un fichier

Il peut être nécessaire de cliquer sur Actualiser pour voir les modifications.

Ouvrir un document lié

Deux méthodes :

Depuis l’écran Documents

1. Cliquez sur le bouton Documents

2. Double-cliquez sur le fichier dans la grille

Depuis le bouton Documents

Laissez la souris sur le bouton pour afficher la liste des fichiers attachés et en ouvrir un en un clic.

Fichiers hérités

Un bouton en haut de l’écran permet d’accéder aux Fichiers hérités.

Exemple :Depuis un ordre de fabrication, il est possible de consulter les documents liés à la fiche Article associée.

Supprimer un document

1. Ouvrez l’écran Documents

2. Sélectionnez le fichier

3. Cliquez sur Supprimer

4. Premier message : suppression du lien en base de données

5. Deuxième message : choisir si le fichier doit aussi être supprimé physiquement

   
   

À retenir

• Les documents peuvent être liés par simple glisser-déposer

• Les politiques GED permettent d’automatiser le rangement et le nommage

• Il est possible d’ajouter des métadonnées et des dates de validité

• La suppression peut concerner le lien seul ou le fichier lui-même

• Les droits utilisateur peuvent restreindre certaines actions